会社や個人事業を始めるとき、メールアドレスをどうするか迷う方は多いと思います。
とりあえず無料で使えるGmailを作って、会社名@gmail.com のようなアドレスを名刺やホームページに掲載している会社も珍しくありません。Gmail自体は非常に便利なサービスなので、仕事で使ってはいけないということではありません。
一方で、会社として長く使うのであれば、info@example.jp のような独自ドメインのメールアドレスも検討しておきたいところです。
この記事では、会社のメールアドレスはGmailでも問題ないのか、独自ドメインメールにすると何が変わるのかを、信頼感や管理のしやすさも含めて解説します。
会社のメールアドレスはGmailでも問題ない？
結論から言えば、会社のメールアドレスにGmailを使っても業務はできます。
メールの送受信、スマートフォンとの同期、迷惑メール対策など、機能面では十分便利です。
Gmailだから仕事ができないわけではない
特に開業直後であれば、まずGmailを作って営業を始めること自体に問題はありません。
事業が始まる前から、メール環境を完璧に整える必要はありませんし、実際にGmailを使い続けている事業者もいます。
問題になるのは機能より「見え方」
ただし、会社として使う場合に気になるのは、Gmailの機能ではなく相手から見た印象です。
例えば、見積書や請求書、名刺などに、
examplecompany@gmail.com
と書かれている場合と、
info@examplecompany.jp
と書かれている場合では、受ける印象が少し違います。
独自ドメインメールとは？
独自ドメインメールとは、自社で取得したドメインを使って作るメールアドレスです。
例えば、ホームページのURLが example.jp であれば、
info@example.jp
contact@example.jp
moriguchi@example.jp
といったメールアドレスを作ることができます。
ホームページと同じ名前を使える
独自ドメインメールの分かりやすい特徴は、ホームページとメールアドレスの名前を統一できることです。
ホームページが example.jp、メールが info@example.jp であれば、「この会社の正式なメールアドレスなんだな」と理解しやすくなります。
独自ドメインメールの一番大きなメリットは「会社らしさ」
独自ドメインメールのメリットとして、セキュリティや管理面が語られることもあります。
ただ、小さな会社や個人事業主にとって一番分かりやすい違いは、やはり見たときの会社らしさや公式感ではないでしょうか。
名刺に載せたときの印象が違う
初めて会った会社から名刺を受け取ったとします。
そのメールアドレスが会社名と同じ独自ドメインになっていれば、ホームページや会社名とのつながりが一目で分かります。
決してGmailだから信用できないという意味ではありませんが、独自ドメインメールの方が「会社として用意した連絡先」という印象は出しやすくなります。
見積書や請求書でも使いやすい
見積書、請求書、契約書などの連絡に使うメールアドレスも同じです。
会社名、ホームページ、メールアドレスがそろっていると、相手から見ても分かりやすくなります。
特に初めて取引する相手にメールを送るときには、ちょっとした安心材料になります。
個人事業主でも独自ドメインメールは必要？
法人だけが独自ドメインメールを使う必要があるわけではありません。
個人事業主でも、屋号を使って継続的に事業をするのであれば、独自ドメインメールは十分検討する価値があります。
「個人」ではなく「事業」として見せやすい
例えば、自宅で一人で仕事をしていたとしても、取引先から見れば一つの事業者です。
屋号の入った独自ドメインメールを使うことで、個人のメールアドレスではなく、事業用の連絡先として見せやすくなります。
開業時に作っておくと後が楽
事業が大きくなってからメールアドレスを変更することもできますが、すでに多くの取引先に旧アドレスを伝えていると変更が大変です。
名刺、ホームページ、請求書、各種サービスへの登録など、変更する場所が増えていくためです。
そのため、今後長く使うつもりなら、開業時やホームページ制作時に独自ドメインメールも一緒に用意しておくと楽です。
Gmailと独自ドメインメールは対立するものではない
ここは少し誤解されやすいところです。
「独自ドメインメールを使うならGmailは使えない」と思われることがありますが、必ずしもそうではありません。
メールアドレスとメールを見るアプリは別
独自ドメインメールは、メールアドレスそのものです。
一方、GmailアプリやOutlookなどは、メールを確認したり送信したりするためのソフト・サービスです。
設定方法によっては、独自ドメインのメールアドレスをパソコンやスマートフォンのメールアプリから利用することもできます。
普段の使い勝手を大きく変えなくてもいい
独自ドメインメールに変えるからといって、毎回Webメールへログインしなければならないとは限りません。
今まで使っていたパソコンやスマートフォンのメールアプリに設定して、そのまま利用できます。
ホームページがなくても独自ドメインメールは使える
独自ドメインメールというと、「ホームページを作らないと使えない」と思われることがあります。
しかし、ホームページがなくても、独自ドメインを取得してメールだけ利用することはできます。
メールだけ先に用意することもできる
例えば、開業準備中でホームページはまだ必要ないけれど、名刺には会社用メールアドレスを載せたいという場合もあります。
そのような場合は、独自ドメインを取得してメールアドレスだけ先に作ることもできます。
独自ドメインメールには費用がかかる
Gmailは無料で利用できますが、独自ドメインメールは一般的にドメインやサーバーなどの費用がかかります。
サービスによっては、メールサーバーの利用料や設定費用が別途必要になることもあります。
無料ではないが、会社の設備として考えやすい
とはいえ、会社の電話番号や名刺などと同じように、事業用の連絡先を整えるための費用と考えることもできます。
毎日使うものなので、会社のWeb周りを整える中では比較的優先度の高い部分です。
独自ドメインメールで注意したいこと
独自ドメインメールは、一度作れば何も管理しなくていいわけではありません。
ドメインやメールサーバーを継続して管理する必要があります。
ドメインを失効させない
独自ドメインには契約期間があります。
更新を忘れてドメインを失効すると、ホームページだけでなく、そのドメインを使っているメールも利用できなくなる可能性があります。
誰が管理しているか分かるようにする
制作会社やIT会社にドメイン管理を任せる場合でも、誰が管理しているかは把握しておきましょう。
数年後に担当者が変わり、「このドメインを誰が契約したのか分からない」という状態になると、移管や設定変更で困ることがあります。
メールアドレスは途中で変えると意外と大変
独自ドメインメールにするか迷っているなら、メールアドレス変更の手間も考えておきたいところです。
長く使ったメールアドレスほど、多くの場所に登録されています。
取引先への案内が必要
メールアドレスを変更した場合、既存の取引先や顧客へ案内する必要があります。
しばらくの間は旧アドレスも確認しながら、新しいアドレスへ移行することになるでしょう。
各種Webサービスの登録変更も必要
銀行、クラウドサービス、会計ソフト、ネットショップ、SNS、広告サービスなど、会社で利用しているさまざまなサービスにもメールアドレスが登録されています。
事業が長くなるほど変更箇所が増えるため、長く使うメールアドレスは早めに決めておいた方が楽です。
代表個人のアドレスと会社の代表アドレスを分けることもできる
独自ドメインメールを使えば、用途ごとにアドレスを分けることもできます。
例えば、
info@example.jp
を会社の代表アドレスにして、
tanaka@example.jp
を担当者個人のメールアドレスとして利用するといった形です。
最初は1個でも十分
小さな会社であれば、開業当初から何個もメールアドレスを作る必要はありません。
まずは info@ などの代表アドレスを1個作り、必要になったら追加していく形でも十分です。
ホームページとメールのドメインをそろえるメリット
独自ドメインメールを作るなら、ホームページと同じドメインにそろえるのがおすすめです。
例えば、
ホームページ
https://example.jp
メール
info@example.jp
という形です。
名刺や会社案内がすっきりする
URLとメールアドレスに同じドメインが入っているため、見た目にも統一感があります。
会社名との関係も分かりやすく、名刺やパンフレットにも掲載しやすくなります。
ドメインを会社の資産として育てられる
同じドメインをホームページとメールで長く使えば、そのドメインが会社のオンライン上の住所のような存在になります。
制作会社を変更したとしても、ドメインを引き継ぐことができれば、ホームページのURLやメールアドレスを維持できます。
ESコンピューティングのホームページ制作には独自ドメインメールが1個含まれます
ESコンピューティングのサブスク型ホームページ制作では、ホームページ用の独自ドメインだけでなく、そのドメインを使ったメールアドレスも1個まで基本サービスに含まれています。
例えば、ホームページが example.jp なら、info@example.jp のような会社用メールアドレスを作ることができます。
ホームページとメールをまとめて整えられる
ホームページを作ったものの、メールアドレスだけは昔から使っているフリーメールのまま、というケースもあります。
せっかく独自ドメインを取得するのであれば、ホームページと一緒に会社用メールアドレスも整えておくと、名刺や見積書などにも使いやすくなります。
パソコンやスマートフォンでも利用できる
作成した独自ドメインメールは、パソコンやスマートフォンのメールソフトへ設定して利用できます。
ホームページとメールを別々に契約・管理する必要がなく、Web周りをまとめて管理できるのもメリットです。
ホームページを作らない場合でもメールだけ依頼できる
ESコンピューティングでは、ホームページ制作とは別に、会社専用メールアドレスの作成・設定にも対応しています。
「ホームページはすでにあるけれどメールだけ独自ドメインにしたい」「開業するので会社用メールアドレスを用意したい」といった場合にも利用できます。
訪問して設定まで対応
独自ドメインやメールアドレスを作るだけでなく、実際に使用するパソコンやスマートフォンへの設定まで対応します。
メールサーバーや受信設定について詳しくない方でも、そのまま使い始められる状態まで整えます。
Gmailのままでもいい会社
ここまで独自ドメインメールのメリットを紹介してきましたが、必ず全員が変更しなければならないわけではありません。
個人で小さく活動していて、既存のお客様との連絡が中心であれば、Gmailのままでも特に困らない場合があります。
信用はメールアドレスだけで決まらない
当然ながら、独自ドメインメールにしただけで会社の信用が高くなるわけではありません。
実際の仕事、対応、会社情報など、さまざまな要素の積み重ねで信用は作られます。
独自ドメインメールは、その中の小さな「きちんとして見える要素」の一つと考えるくらいがちょうどいいでしょう。
これから会社用メールを作るなら独自ドメインがおすすめ
すでに長年Gmailを使っていて不便がないなら、急いで変更する必要はありません。
一方、これから開業する、ホームページを作る、名刺を作り直すといったタイミングであれば、独自ドメインメールを用意する良い機会です。
会社名に合わせたドメインを取得し、ホームページとメールを同じドメインで統一しておけば、あとから変更する手間も減らせます。
まとめ｜Gmailでも仕事はできる。でも会社用なら独自ドメインも検討したい
会社のメールアドレスにGmailを使っても、業務上大きな問題があるわけではありません。
Gmail自体は便利で高機能なサービスですし、小規模な事業でそのまま利用している会社もあります。
ただ、会社名や屋号を使って長く事業を続けるのであれば、info@会社名.jp のような独自ドメインメールを用意することで、ホームページや名刺、見積書などに統一感を持たせることができます。
特に、これからホームページを作る場合は、ホームページとメールを同じ独自ドメインでそろえる良いタイミングです。
ESコンピューティングのサブスク型ホームページ制作では、独自ドメインメール1個も基本サービスに含まれています。
ホームページだけでなく、会社のメールアドレスまでまとめて整えておくことで、Web上の会社情報をより分かりやすく、長く使いやすい形にできます。
